Comment créer mon catalogue général ?

Présentation

Depuis le menu Gestion > Catalogue > Catalogue général

La gestion des catégories d’articles est un point important, elle permet de :

Hiérarchiser votre catalogue. Le fait de procéder à la hiérarchisation et à l’organisation de votre catalogue en créant une arborescence facilitera les recherches ultérieures. (Catégories/Sous-catégories ou Rayons/Catégories/Sous-catégories)

Fournir des statistiques de ventes précises par catégorie. Vous pourrez ainsi affiner les statistiques de ventes et d’achats de l’ensemble de votre catalogue produits grâce aux catégories et sous-catégories.

Gérer les règles tarifaires. En effet, vous pourrez associer à chaque catégorie une grille tarifaire par défaut, vos marges n’étant pas forcément les mêmes selon les produits vendus.

Par exemple, la marge appliquée à la catégorie Photocopieurs pourra être de PU_HT=PA*12% (prix unitaire = prix d’achat fois douze pourcents), alors que la marge appliquée à la catégorie Consommables sera elle de PU_HT=PA*35% (prix unitaire = prix d’achat fois douze pourcents).

Modéliser les articles qui seront créés. Des informations spécifiques comme la taille, la couleur, la puissance … pourront être paramétrées par défaut grâce aux caractéristiques.

Définir un modèle d’article particulier : matériel, service, service consommation, main d’œuvre.

Attribuer des informations comptables spécifiques. En effet, la TVA appliquée (20%, 10%, exonération…), les taxes, les numéros de comptes comptables peuvent différer.

Création d’une nouvelle catégorie

Par défaut, une catégorie système est présente dans le catalogue. Elle regroupe des articles tels que l’encaissement libre, l’escompte…

Cliquez sur le bouton .

Depuis l’onglet « Informations générales », choisissez si la nouvelle catégorie créée est une

catégorie racine ou une sous-catégorie rattachée à une catégorie racine.

Renseignez ensuite son libellé et une description (facultative).

Passez à l’étape suivante (valeurs par défaut).

Depuis l’onglet « Valeurs par défaut », définissez le type d’articles qui seront contenus dans cette catégorie :

•  Matériel : il s’agit d’articles pour lesquels la gestion du stock sera active

• Service : il s’agit d’articles pour lesquels la gestion du stock ne sera pas active

• Crédit : il s’agit d’articles prépayés (par exemple carte de photocopies, carte entrée de piscine…) pour lesquels il sera activé un compteur de consommation.

• Main d’oeuvre: il s’agit d’articles utilisés lors de la facturation du temps passé.

Sélectionnez si vous le souhaitez une activité.

Les activités sont définies depuis le menu Gestion >Catalogue > Catalogue général > Onglet Activités.

Elles permettent de regrouper plusieurs catégories et sous-catégories sous une même activité afin d’extraire via l’interface Requêteur Ventes des statistiques par type d’activités.

Renseignez enfin le taux de TVA appliqué par défaut à l’ensemble de la catégorie et la durée de vie des produits la composant. Il sera toutefois possible de modifier ces informations au cas par cas, lors de la création de l’article.

Passez ensuite à l’étape suivante.

Depuis l’onglet « Champs spécifiques », rendez disponible des champs personnalisés pour cette catégorie d’articles.

Les champs spécifiques sont des informations personnalisables pouvant être ajoutées à la fiche article.

Il sera ensuite possible, depuis le moteur de recherche du catalogue (Interface Collaborateur >Catalogue > Rechercher un article > Recherche avancée) d’effectuer une recherche sur l’une des caractéristiques renseignées.

Par exemple, pour un disque dur, on pourra vouloir effectuer une recherche sur sa capacité (500Go),sa taille de sa mémoire tampon, son type (interne/externe), sa connectivité …

Vous pouvez créer un nouveau champ spécifique depuis le menu Personnalisation > Champs spécifiques > Ajouter un champ spécifique article.

La création d’un nouveau champ spécifique fonctionne de la même manière que la création d’un champ spécifique pour un contact. A noter qu’il faudra cocher la case « Ce champ spécifique est un critère de recherche » afin que ce champ soit disponible lors d’une recherche avancée d’articles depuis l’interface Collaborateur.

Enregistrez la création de la catégorie.

Vous pouvez dans un second temps personnaliser les grilles tarifaires. En effet, il est possible de définir des grilles tarifaires par centre de profit depuis le menu Gestion> Catalogue > Règles de tarification. Il est donc possible de modifier les règles de tarification depuis chaque catégorie d’articles.

Depuis l’onglet tarifs, cliquez sur la roue mécanique située en bout de ligne, puis mettez à jour votre tarif.

Le tarif personnalisé est mis à jour dans le tableau et une icône de type croix apparaît pour en permettre la suppression.

En effet, la modification effectuée n’est valable que pour la présente catégorie. Elle n’impactera pas la grille tarifaire “générale”.

Lorsque vous avez terminé cliquez sur  pour valider la création. La nouvelle catégorie apparaîtra alors dans la liste des catégories disponibles.

Modification et suppression d’une catégorie

1. Modification :

Pour modifier une catégorie cliquer sur . La page va alors changer et prendre la forme de celle de création. Vous pourrez alors éditer tous les champs que vous avez paramétrés au cours de la création d’une catégorie. Dans chaque onglet cliquez sur  pour confirmer les changements (le bouton n’est pas toujours disponible, c’est normal, certains changement sont sauvegardés automatiquement) .

2. Suppression :

Pour supprimer une catégorie cliquer sur  situé en bout de ligne. Lorsque vous supprimez une catégorie dans laquelle vous n’avez pas enregistré d’article une fenêtre s’ouvre et vous demande simplement de confirmer ou non.

Lorsque vous supprimez une catégorie dans laquelle se trouve au moins un article une fenêtre s’ouvre et vous demande vers quelle catégorie existante les articles de la catégories supprimées doivent être déplacés. Choisissez et validez.

Gestion des activités 

Pour paramétrer vos différentes activités rendez vous dans l’onglet “Activité”.

Pour créer une nouvelle activité, cliquez sur le bouton. Une fenêtre s’ouvre vous demandant le libellé de l’activité que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur  pour confirmer.

Pour modifier une  activité, cliquez sur le champ correspondant au nom de celle-ci. Vous pourrez alors éditer ce champ comme du texte.

Pour supprimer une activité cliquez sur  situé en bout de ligne. Une fenêtre va s’ouvrir vous demandant quelle activité existante va remplacer celle supprimée. Sélectionnez là dans le menu déroulant.

Pour désactiver une activité, cliquez sur le bouton. Une activité désactivée ne sera plus disponible, néanmoins les articles déjà créés associés à cette activité conserverons l’activité contrairement à la suppression.

Pour réorganiser le tableau des activités, faites un cliquez-glissez sur l’icône .

Gestion des liaisons entre articles

Pour gérer vos liaisons entre articles rendez vous dans l’onglet “liaisons”.

Pour désactiver une liaison, cliquez sur le bouton. Une liaison désactivée ne sera plus disponible, néanmoins les articles liés par cette liaison conserverons la liaison.

Pour réorganiser le tableau des liaisons, faites un cliquez-glissez sur l’icône .

Pour ajouter une nouvelle liaison, cliquez sur . Une fenêtre s’ouvre vous demandant le libellé de la liaison, celui de la liaison sortante et entrante. Pour comprendre le sens de ces libellés prenons un exemple :

Pour une liaison que nous appellerons composition et deux articles A et B.

La liaison sortante : A compose B.

La liaison entrante : B est composé de A.

Vous devrez choisir l’une de deux liaisons sur les fiches articles.

Vous pouvez cochez (resp. décochez) la case actif pour activer (resp. désactiver) une liaison après sa création.

Cliquez sur  pour enregistrer les modifications.

Vous ne pouvez modifier et supprimer que des liaisons que vous avez vous même créé. Les liaisons par défaut de lmb ne peuvent ni être supprimées ni modifiées.

Pour modifier  une liaison cliquez sur . Une fenêtre similaire à celle de la création s’ouvre. Renseignez les champs et cliquez sur  pour enregistrer.

Pour supprimer une liaison cliquez sur . Une fenêtre vous demandant confirmation va alors s’ouvrir. Cliquez sur “ok” pour effacer la liaison.

Paramétrage des déclinaisons

Vous pouvez également paramétrer les règles de propagations de vos déclinaisons dans l’onglet “déclinaisons”.

Vous pourrez ainsi définir :

• la règle de nommage des articles
• la règle permettant de générer les références des articles
• les règles de définir ce qui doit être recopié d’un article parent vers un article enfant

Cliquez sur validez pour confirmer les règles de propagation.