Comment gérer ses achats ?

LMB vous permet de gérer l’intégralité de votre cycle d’achat. Celui-ci se décompose de la manière suivante :

Vous pouvez gérer la saisie de vos achats au sein de LMB à partir de n’importe quel niveau du cycle mais démarrer le cycle depuis les devis fournisseurs vous permet d’avoir un historique et un suivi de vos achats. De plus, pour réaliser la gestion de vos stocks au sein de LMB vous devez saisir l’intégralité de vos achats de marchandises.

Pour chacun des documents présentés ci-dessous, vous avez la possibilité de renseigner :

• La référence externe : il s’agit de la référence de votre achat chez votre fournisseur.
• Le code affaire : Il s’agit d’une information permettant de regrouper sous une même référence un ensemble de documents se rapportant à une même affaire. Lorsque vous complétez cette information, un lien “voir” apparaît. Il vous permettra de retrouver tous les documents liés à une même affaire en un clic. vous pouvez regrouper sous le même code affaire des documents clients et des documents fournisseurs.
• Livraison : il s’agit du stock dans lequel les marchandises vont être livrées.
• La date de livraison : c’est la date à laquelle la livraison des marchandises est prévue. Cette information est reprise dans l’interface des commandes en cours.

La fonction ajouter un article : Il s’agit d’un moteur d’insertion rapide de vos articles. Vous pouvez renseigner dans ce champs tout ou partie du libellé de l’article, con code barre, sa référence. Si le système trouve un résultat unique, il procède à l’insertion directe de l’article dans votre document. Si plusieurs solutions sont possibles, l’onglet ajouter un article s’ouvre avec les produits correspondants.

Les boutons “à renouveler” et “à commander” : Le bouton “à commander” ne propose que les quantités à commander pour ce fournisseur (fournisseur favori) en fonction du minimum de stock défini sur la fiche article. Le bouton “à renouveller“ prend en compte tous les articles quelque soit le fournisseur favori.

Exemple : Lors de la création de l’article, vous avez renseigné la valeur 14 pour le minimum de quantité en stock et vous avez 11 produits stockés. Lors de la commande auprès d’un fournisseur, le système vous conseillera ainsi de commander trois articles (valeur 3 dans le colonne “Besoin”) pour atteindre votre seuil minimum.

Les devis fournisseurs

Lorsque vous souhaitez réaliser un achats de marchandises, votre fournisseur peut vous adresser un devis. Pour réaliser la gestion de ces devis au sein de LMB, il faut procéder à sa saisie. Cela vous permet de réaliser leur suivi et de les transformer jusqu’à la facture sans double saisie.

Pour accéder à cette option, cliquez successivement sur :

Saisissez l’intégralité des informations de votre devis et ajoutez vos articles. Cliquez sur “devis prêt” lorsque vous avez terminé la saisie puis cliquez sur “devis accepté” ou “devis refusé” le cas échéant.

Lorsque le devis est accepté une commande fournisseur est automatiquement généré, il s’agit de l’étape suivante.

Les commandes fournisseurs

Si vous n’avez pas généré de devis au départ, vous pouvez accéder la création de commande fournisseur en cliquant successivement sur :

Saisissez l’ensemble des informations de votre commande et ajoutez les articles à celle-ci.

Dans le cas contraire, l’ensemble des informations du devis sont reprises dans le document et un lien vous permet de visualiser le devis initial. Cliquez sur la référence pour y accéder.

Pour ce document, il existe quatre états possibles :

• En saisie : Il s’agit de l’état du document en cours de rédaction lorsque vous venez de créer celui-ci.
• Validée : signifie que la commande à été transmise au fournisseur.
• En cours : signifie que votre commande est prise en charge par le fournisseur.
• Traité : signifie que les produits de votre commande on été reçus.

Le bon de réception fournisseur

Si vous n’avez pas généré de commande au départ, vous pouvez accéder la création du bon de réception fournisseur en cliquant successivement sur :

Dans le cas contraire le document est auto-rempli depuis la commande. controlez et modifier les quantités si nécessaire, et renseignez les numéros de séries et numéros de lots des articles.

Une réception partielle de marchandise est possible. Au quel cas, la commande restera en cours et vous pouvez générer autant de bon de réception que nécéssaire.

Cliquez sur le bouton facturer pour générer la facture.

La facture fournisseur

Si vous n’avez pas généré de commande au départ, vous pouvez accéder la création du bon de réception fournisseur en cliquant successivement sur :

Dans le cas contraire le document est auto-rempli depuis le bon de réception. Il est également possible de regrouper sous une même facture plusieurs bons de réception. vous pouvez également renseigner la date d’échéance qui sera reprise dans la situation des fournisseurs (onglet Comptabilité).

Notez que la date de la facture doit être celle de votre facture papier pour que l’écriture comptable soit générée à cette même date.