Comment ajouter un contact ?
Pour ajouter un nouveau contact, cliquez successivement sur :
Annuaire > Nouvelle fiche contact.
Choix du type de fiche
Vous devez tout d’abord décider d’ajouter un contact de type particulier ou professionnel en sélectionnant l’option en haut à droite.
L’identité de la fiche
Renseignez ensuite la civilité ou la forme juridique et l’identité du contact :
- Pour un particulier : Nom et prénom
- Pour un professionnel : Raison sociale et siren
Si l’option a été activée depuis l’interface administrateur (Interface Administrateur > Gestion > Annuaire > Options globales > Contact), vous pouvez également renseigner une référence interne client. Cette référence remplacera alors la référence LMB par défaut.
Les coordonnées
Vous pouvez ajouter autant de coordonnées que vous le souhaitez.
Renseignez les téléphone, fax et email de votre contact.
Lorsque le contact possède plusieurs coordonnées, vous pouvez rajouter un Titre à votre coordonnée. Il s’agit ici de spécifier à qui ou à quoi correspond cette coordonnée, par exemple :
- pour une entreprise, on pourra vouloir distinguer le nom du contact au sein de l’entreprise : le standard, du commercial, du dirigeant, du service technique, …
- Pour un particulier, on pourra vouloir distinguer le domicile, du travail, etc …
Il sera par la suite possible d’effectuer une recherche sur ce critère depuis le moteur de recherche. Ce qui permettra par exemple de rechercher le nom d’un contact au sein d’une entreprise, même si celui-ci n’a pas de fiche à proprement parler.
Vous pouvez également typer votre coordonnée, en spécifiant quels types de communications peuvent lui être adressés. Ainsi, un contact de type “Comptables” sera le seul à recevoir les relances de factures adressées par le système.
Les adresses
Vous pouvez ajouter autant d’adresses que vous le souhaitez.
Titre : il s’agit ici de spécifier à qui ou à quoi correspond cette adresse, par exemple : Adresse de dépôt, Entrepôt, Maison, Bureau … Le renseignement du titre n’est pas obligatoire, mais il permet de distinguer les différentes adresses de votre contact.
Adresse : Vous disposez d’autant de lignes que nécessaire pour renseigner l’adresse du contact. Vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d’activer la norme AFNOR (Interface Administrateur > Gestion > Annuaire > Options globales > Adresses)
Code postal et ville : Renseignez simplement le code postal et en passant à la ligne du dessous par tabulation, le système vous proposera les villes correspondantes. Vous n’aurez plus qu’à sélectionner la bonne.
Pays : Renseignez le pays.
Internet : Vous pouvez ajouter à ce contact l’adresse d’un site internet. Ce qui permettra de vous y rendre ultérieurement d’un seul clic.
Les différents profils de fiche
Une fiche contact peut être transformée en fiche client, fournisseur, collaborateur…
Client : Si le contact créé un client, il convient de cocher cette case afin de pouvoir émettre des documents commerciaux de type devis, commande, facture etc …
Fournisseur : Si le contact est un fournisseur ou assimilé tel qu’un grossiste, un prestataire de services, un salarié, une caisse sociale, il convient de cocher cette case afin de pouvoir émettre des documents de type facture fournisseur etc …
Administrateur : L’administrateur a tout pouvoir si le système LMB. Ses droits ne sont pas paramétrables.
Collaborateur : il s’agit d’un collaborateur, un compte utilisateur pourra lui être associé. En cochant cette case, vous pourrez lui attribuer des codes d’accès à l’application, paramétrer ses droits, lui donner un accès à l’agenda.
Fabricant : l’utilité de créer des fiches fabricant prend tout son sens lors de la création des articles. En effet, les fabricants possèdent les marques des produits que vous commercialisez, par exemple : Toshiba, Nike, Pampers, Canon, Nestlé …
Vendeur : Le profil vendeur permet de gérer la rémunération de ce contact, qu’il soit client, fournisseur ou collaborateur. Les règles de commissionnement devront avoir été paramétrées dans l’interface administrateur (Ventes > CRM)