Comment ajouter un client ?

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Annuaire > Nouvelle fiche client

Ce qui différencie une fiche client d’une fiche contact est le fait que le profil “client” de la fiche soit coché. Lorsque vous cochez ce profil des « informations liées au profil » vous sont demandées.

De plus, une fois le client créé, vous aurez la possibilité de générer des documents commerciaux qui lui seront spécifiquement rattachés.

Les blocs identité de la fiche, coordonnées et adresses sont les mêmes que pour une fiche contact. Vous pouvez vous aider de la documentation disponible sur cette page pour les compléter.

Seules différent donc les informations à compléter dans la section “Informations du compte client”.

Par défaut, le système aura repris les informations paramétrées au niveau de catégorie de client. En attribuant à ce client la bonne catégorie, le système reprendra toutes les informations pré-paramétrées de la catégorie.

Commercial (ou vendeur) : il est possible d’attribuer au client un commercial par défaut. Il suffit de le sélectionner dans la liste des vendeurs actifs de l’application.

Ainsi, tous les documents commerciaux générés pour ce contact seront automatiquement attribués à ce commercial. Cependant, il sera toujours possible d’attribuer la vente à un autre commercial par la suite, depuis le document généré (devis, facture …)

Néanmoins, si aucun commercial n’est défini, les ventes seront attribuées au collaborateur ayant le profil de commercial qui les réalisera.

Origine : Renseigner une origine vous permettra de connaître la provenance de chaque client.

Conditions commerciales

Grille tarifaire
Si lors du paramétrage vous avez créé différentes grilles tarifaires, vous pouvez décider ici d’en attribuer une en particulier à ce client.

Franco de port
Cette fonctionnalité est utilisée lors que des modes de transport ont été paramétrés (Module de transport spécifique ou fonctionnalités de calcul de frais port standard de LMB). Renseignez ici le minimum de commande devant être réalisé afin de ne pas facturer les frais de port au client.

Tarifs exprimés
Il est possible de choisir d’afficher sur la fiche du client les prix en HT ou en TTC. Par défaut, l’affichage s’effectuer en HT.

Echéancier par défaut
Par défaut, le système considère que le paiement de la créance est du à la facturation.

Il est cependant possible de créer des modèles échéanciers depuis l’interface administrateur (Gestion > Comptabilité > Échéanciers de règlement).

Il est également possible de créer un échéancier sur mesure pour le client en cours de création. Il suffit pour se faire de sélection dans le menu déroulant l’option “Echéancier personnalisé”.

Renseignez alors le nombre d’échéances souhaitées, le mode de règlement attendu, le délai de règlement et la quotité.

Par exemple :  3 échéances, à payer par virement, à 30 jours d’intervalles pours, 30%, 20% et 50% du prix.
L’option fin de mois permet de ne pas avoir à anticiper les mois paires et impaires.

Valider la saisie en cliquant sur le bouton valider. Pour consulter par la suite le contenu de l’échéancier, il vous suffira de cliquer sur la loupe situé au bout du champ.

Mode de règlement habituel
Par défaut, aucun règlement favori n’est défini. Vous pouvez choisir par défaut un mode de règlement pour chaque client. Les documents commerciaux générés afficheront donc systématiquement le mode de règlement favori du client.

Les traites non acceptées et des prélèvements seront traités différemment autres modes de règlement aussi bien lors de leur création que leur de encaissement. La description de ces modes de règlement fera l’objet d’un traitement ultérieur.

Facturation

Encours autorisé
L’encours est la somme des créances dues par le client à ne pas dépasser. Vous pouvez ici l’indiquer. Lorsque l’encours client sera dépassé, un message d’alerte non bloquant apparaîtra sur la fiche client.

Mode de facturation
Il permet de définir si le client est en facturation immédiate ou différée (mensuelle, annuelle …) Cette fonctionnalité permet de ne pas générer de facture immédiatement après avoir livré de la marchandise au client.
Les options de “Facturation spécifique” et “Ne pas facturer” permettre de sortir la facturation de ce client du cycle de relance traditionnel.

Adresse de livraison / Adresse de facturation
Pour attribuer à votre contact une adresse de livraison et une adresse de facturation distinctes, il vous faut avoir créé au préalable ces deux adresses. Dans le cas contraire, le système considérera que les adresses de livraison et de facturation sont les mêmes.

Mode d’envoi des factures
Il est possible de défini par défaut le mode favori de traitement d’envoi des factures : impression ou email.

Devise
La devise par défaut est l’EURO. Vous pouvez décider d’activer d’autres devises depuis l’interface administrateur, par exemple le DOLLAR (Gestion > Comptabilite > Devises).
Une fois la devise choisie, l’ensemble des documents générés pour le client seront générées dans celle-ci.

Les différents états du compte client

Par défaut, lors de sa création, le contact est considéré comme une piste par le système.

Lorsque vous émettrez le premier devis, ce contact se verra attribuer le statut de prospect.

Lorsque vous émettrez la première commande, le premier bon de livraison ou la première facture pour ce client, ce contact se verra attribué le statut de client.

Le statut ancien client est attribué à un client dont le compte n’a pas enregistré d’activité depuis plus d’un an.

Le statut compte bloqué permet d’avertir tous les collaborateurs que le compte de ce client est bloqué. En effet, si l’un de vos collaborateurs essaie de générer un document commercial (devis, commande, BL, facture), un message d’alerte apparaît. Ce message n’est pas bloquant, le collaborateur pourra malgré tout émettre le document commercial souhaité.