Comment naviguer dans une fiche fournisseur ?

Interface collaborateur > Annuaire > Rechercher un contact

Effectuez une recherche et sélectionnez un contact de type Fournisseur.

 

Le menu situé à gauche de l’écran permet de naviguer au sein de la fiche fournisseur.

Il est composé de 4 liens :

• Informations principales : composées des informations du compte Fournisseur, résumés des achats auprès de ce forunisseur, coordonnées et adresses, ainsi que les derniers événements saisis.
• Achats : cette page permet de consulter les documents en cours, l’historique des documents quelque soit leur état, et l’historique d’achats (récapitulatif de l’ensemble des articles / produits commandés) au fournisseur.
• Suivi : permet de consulter les événements liés à l’agenda ou de saisir des événements dans LMB.
• Informations complémentaires : Cette page permet de consulter et d’éditer les conditions commerciales, ainsi que les informations liées à la facturation.
  

Informations générales

La page “Informations principales” permet d’accéder rapidement aux résumés des informations de compte client, aux 5 derniers articles achetés chez ce fournisseur ou encore les derniers événements liés.

• Compte client : Rassemble les informations demandées par défaut par le sytème lors de la création de la fiche : Identité du client (particulier professionnel…), information sur la catégorie de client, identifiant client, Forme juridique, Raison sociale ou encore numéro SIREN.

• Achats : Retrouvez-ici tous les achats passés auprès de votre fournisseur du plus récent (en haut) au plus ancien (en bas). Ces achats sont renseignés par articles et non par document d’achat. Néanmoins, le document rattaché à l’achat est renseigné sur chaque ligne.
  

• Événements : Retrouvez ici les derniers échanges consignés entre vous et votre fournisseur (appel, mail, notes etc…)

Symbole éclair

En cliquant sur l’éclair vous accédez à des actions rapides : création d’un nouveau Devis, d’une nouvelle Facture, Commande ou bon de réception fournisseur.

La seconde série d’onglets situés sur la partie droite de l’écran concernent les informations relatives aux coordonnées de votre fournisseur : adresse, e-mail, site internet ect…

• Coordonnées : Retrouvez ici les numéros de téléphone, fax et les adresses email.

• Adresses : Retrouver les adresses postales de votre fournisseur. Les icônes situées au bas de l’adresse permettent différentes actions :

1. Icone plan :  Afficher l’adresse sur un plan.
2. Icone pointeur rouge : Afficher les contacts à proximité de ce fournisseur.
3. Icone engrenage : Modifier l’adresse
4. Icone croix : Supprimer l’adresse

• Site internet : Cet onglet permet de stocker l’url du site internet de votre fournisseur afin  de pouvoir vous y connecter rapidement.

• Relations : Permet de créer des liens entre différentes fiches de l’annuaire (Est salarié chez… , Est partenaire de …, est un adhérent de telle association …, ect..)

Achats

Le menu achats rassemble les documents commerciaux liés au fournisseur :

• Historique des documents : Retrouvez ici l’ensemble des documents commerciaux de votre fournisseur triés par ordre chronologique.

Vous pouvez depuis cette interface consulter, imprimer et éditer (modifier) tous les documents. Vous disposez également d’un lien renvoyant vers d’un outil de recherche avancée.

 

• Documents en cours : vous retrouverez ici l’ensemble des devis, commandes, bon de réception ou factures en cours. Il sera possible de filtrer l’affichage des documents en fonction de leur type.

• Historique des achats : Regroupe l’ensemble des achats effectués auprès de votre fournisseur. Vous pouvez rechercher un achat spécifique à l’aide du moteur de recherche. Vous pouvez également effectuer une recherche par période, par document, par article et par libellé d’article (principe de fonctionnement identique au moteur de recherche d’article).

Suivi

Ce menu rassemble les rendez-vous de l’agenda et les événements liés à ce fournisseur.

• Agenda : sont consignés ici les événements de l’agenda liés à votre fournisseur. Le système affichera les événements passés, présents et à venir.

Pour lier un fournisseur à un événement, il suffit lors du positionnement du rendez-vous dans l’agenda de spécifier que ce fournisseur participe à l’événement.

• Les événements : Cet onglet rassemble par ordre chronologique les événements liés à ce fournisseur. Vous pouvez à tout moment enregistrer un nouvel événement.

Informations complémentaires

Vous trouverez dans cet onglet les informations liées à la facturation et aux conditions commerciales de votre fournisseur :

• Les conditions commerciales : Celles-ci regroupent la Remise habituelle pratiquées par votre Fournisseur, le minimum de commande exigé, le montant du Franco de port, l’échéancier par défaut paramétré, la façon dont seront exprimés les tarifs (HT ou TTC), si votre fournisseur est soumis à la TVA à l’achat ou encore d’autres conditions commerciales spécifiques pouvant être renseignées.

• Logistique : Regroupe l’adresse de réception des marchandises lors des commandes, le délai de livraison moyen en stock et hors stock, ou encore des informations supplémentaires concernant les livraisons.

Comptabilité

Les informations de comptabilité sont accessibles depuis le bouton situé en haut à droite.

Lorsque vous cliquez sur ce bouton la page se met à jour et de nouveaux onglets sont alors disponibles.

 

• Synthèse : permet de visualiser le solde du compte comptable de votre fournisseur, ses avoirs, ses factures en attente de règlement, son numéro de TVA Intracommunautaire ainsi que vos bons d’achats et règlements non affectés.
  Enfin, vous pouvez également enregistrer un règlement qui ne serait pas temporairement affecté à un document commercial.

• Extrait de compte : permet de visualiser les factures et les règlements de votre fournisseur. Celui-ci dispose d’un moteur de recherche et d’une option d’impression.

• Moyens de paiement : Cet onglet permet d’enregistrer les IBAN, autorisation de prélèvements bancaires (Sur compte, sur CB ou par LCR)

• Plan comptable : Vous permet de visualiser les comptes comptables attribués à votre fournisseur.

Fonctionnalités supplémentaires

La “roue crantée” située en haut à droit de l’écran permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires :

• Imprimer la fiche : permet d’afficher  la fiche fournisseur. Celle-ci va alors s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre au format PDF, à partir duquel vous pourrez imprimer/sauvegarder la fiche.

• Pièces jointes : Cette interface vous permet de stocker des pièces jointes sur la fiche fournisseur. Elles peuvent être de tout type PDF, xls, xlsx, png… Vous pourrez stocker ici tout document que vous jugez utile et relatif à votre fournisseur : catalogue de prix, documents contractuels…

Pour ajouter de nouvelles pièces jointes, vous pouvez soit les faire glisser jusqu’à la fenêtre, soit les ajouter en cliquant sur le bouton “Parcourir”, soit si elles sont stockées sur internet, saisir simplement leur URL.

 

• Modifier la fiche : Permet d’accéder à la modification générale de la fiche. N’oubliez pas de cliquer sur “Mettre à jour” à gauche de l’écran pour confirmer les modifications.
• Options avancées : depuis cet écran, vous pouvez archiver et de fusionner des fiches.

Vous pouvez également modifier le type de profil de la fiche, en indiquant par exemple que ce fournisseur est également client.

 

Dans ce cas, un nouveau bouton “Afficher la vue…” apparaîtra, celui-ci vous permettra de choisir si vous voulez visualiser l’aspect Client ou Fournisseur de votre contact.