Comment générer une facture ?

Comment générer une facture ?

Pour générer une nouvelle facture, aller sur votre Interface Collaborateur, puis dans l’onglet Ventes et enfin cliquer sur Nouvelle facture.

Vous pourrez également générer une facture sur la fiche d’un contact directement, en cliquant sur l’icône de l’éclair de la page principale de sa fiche contact :

Les éléments composant le document

Date de création

Par défaut, la date affichée sera celle du jour. Vous pouvez la changer en cliquant dessus.

Les états du document possible

– En saisie : il s’agit du document lorsque vous venez de le créer et avant qu’un règlement ne soit enregistré.

– A régler : cela signifie que cette facture est en attente de règlement. Cet état de facture est nécessaire pour les modules de relance clients, de gestion des traites et des prélèvements.

– Acquittée : cela signifie que votre facture a été réglée dans sa totalité.

– Annulée : cela signifie que vous avez annulé ce document.

Centre de profits

Par défaut, il s’agit du centre de profits (ou magasin) sur lequel vous vous êtes connecté. Vous pouvez le modifier en cliquant dessus puis en choisissant le centre de profits voulu via le menu déroulant.

Code affaire

Il s’agit d’un code permettant de regrouper sous une même référence un ensemble de documents se rapportant à une même affaire.

Référence externe

Il s’agit d’une information purement indicative, éventuellement reprise des documents précédents.

Rattacher un client à votre facture

Vous aurez la possibilité de rattacher le client auquel la vente s’effectue. Pour cela, cliquez sur l’outil Loupe au niveau de la ligne “Client” :

Cela vous ouvrira le moteur de recherche de vos contacts. Vous n’avez plus qu’à sélectionner le client désiré.

Veuillez noter qu’il est important d’attribuer un client à un document de vente telle que la facture. En effet, lors d’opérations particulières (tel un avoir par exemple), ces dernières ne seront attribuées au contact en l’occurrence uniquement si ce contact est bien rattaché à la facture.

Enfin, si vous avez décidé de générer une facture depuis la fiche d’un contact dans l’annuaire, le client sera déjà rattaché à la facture et son nom apparaîtra automatiquement sur la facture.

Concernant l’adresse du client, cette dernière s’affichera automatiquement si elle a été enregistrée depuis sa fiche contact. Si en revanche, vous décidez d’entrer manuellement une adresse sans client, notez que cela n’ajoutera pas celle-ci dans votre annuaire. De même, si une adresse est rentrée manuellement, mais que vous rattachez un contact après cela, l’adresse rentrée initialement sera supprimée et écrasée par l’adresse enregistrée sur la fiche du contact

Règlement depuis le document

Vous avez la possibilité d’enregistrer rapidement un règlement depuis l’onglet principal du document :

Ajout d’un article

Vous aurez la possibilité d’ajouter un article rapidement depuis la page principale de votre document depuis le menu suivant :

Cliquez sur le “+” en fin de ligne afin d’accéder à votre catalogue et ajouter les articles (ainsi que les quantités) voulus.

L’onglet Ajouter un article

Vous pourrez depuis ce menu accéder au moteur de recherches articles, via une recherche affinée par catégorie, par marque, ou bien via une recherche globale, afin de les ajouter à votre document en cours.

L’onglet Règlements

Vous pourrez depuis cet onglet enregistrer les règlements qui viendront acquitter cette facture en sélectionner le type de règlement utilisé, visualiser le solde de cette facture ou encore le restant dû.

Vous verrez aussi les avoirs, règlements disponibles ou encore les documents en attente qui sont rattachés au client sur lequel est générée cette facture.

Vous aurez la possibilité d’établir un échéancier pour définir les différentes dates de règlements de cette facture.

Pour cela, cliquez sur Ajouter sous la ligne “Échéancier non défini” :

et élaborez votre échéancier selon les règles de règlements que vous aurez conclues avec votre client.

Notez qu’une fois que la facture aura reçu les règlements nécessaires pour la solder, celle-ci passera automatiquement en état “acquittée” :

L’onglet Commentaire

Depuis ce menu, vous aurez la possibilité d’ajouter un commentaire relatif à cette facture, afin qu’il soit visible par vos collaborateurs lorsqu’ils iront sur ce document.

L’onglet Outils

Depuis cet onglet seront disponibles plusieurs menus à titre informatif :

• Tâches : visualiser les tâches associées à ce document
• Marges : visualiser les marges effectuées sur les différents articles composant la facture
• Vendeur : ajouter le ou les vendeurs qui ont travaillé sur cette vente
• Pièces jointes : déposer une pièce jointe relative à ce document
• Connecteurs : voir les valeurs distantes avec vos documents de votre site e-commerce

L’onglet Options Avancées

Vous pourrez depuis ce menu Annuler la facture en cours, consulter l’historique du document (en retraçant l’historique de modifications de la facture par utilisateur), sauvegarder ce modèle de contenu, exporter la facture, ou bien en importer une existante.

Une fois votre document généré, vous pourrez le retrouver depuis le menu Ventes et en allant dans “Rechercher un document”.

Vous pourrez alors sélectionner le type de document ou bien sa référence directement.