Comment générer un devis puis le transformer en commande ?
- Saisir la fiche client
Depuis le menu “Annuaire” > “Nouvelle fiche client”
Renseignez les informations du contact, par exemple :
- Type de fiche > Professionnel
- Format juridique > si connue, sinon SARL
- Raison sociale > Nom de l’entreprise
- Siren > Si connu
Renseignez les coordonnées du contact :
- Téléphone 1 > avec un espace tous les deux chiffres : 06 50 50 50 20
- Titre : inscrire le nom de votre contact : Par exemple > M Jacques Dupond – Dirigeant
Renseignez l’adresse du contact :
- Adresse
- Code postal
- Ville
Renseignez les informations du compte client :
- Catégorie > Contact commercial
- Origine > Prospection
Renseignez les informations de CRM (caractéristiques) :
- Renseignez les informations que vous connaissez. Depuis l’interface administrateur, il est possible d’ajouter aux fiches clients des informations personnalisées.
C’est fini ! Validez en cliquant sur le bouton “Création” situé à gauche ou tout en bas de la page.
- Saisir le devis
Une fois le client validé, cliquez sur le symbole “éclair” puis sur “Nouveau devis”
Un document commercial de type devis s’ouvre.
Depuis la barre d’ajout d’articles, insérez un nouvel article soit à partir de son libellé, soit à partir de son code.
Modifiez si nécessaire les quantités.
Quand le devis est prêt, cliquez sur le bouton “Devis prêt”.
Envoyez le devis au client en cliquant sur le bouton “Email” situé en haut.
En choisissant l’option “Envoi personnalisé”, vous pourrez personnaliser l’envoi de votre devis, et y attacher des documents de présentation produits.
- Acceptation du devis et lancement de la commande
Depuis le menu “Annuaire”, puis “Rechercher un contact”, recherchez la fiche de votre client en saisissant tout ou partie de son nom.
Sur la fiche client, cliquez sur le menu “Ventes” situé sur le gauche, puis sur l’onglet “Documents en cours”, retrouvez le devis de votre client. Cliquez sur sa référence pour l’ouvrir.
Sur le devis, cliquez sur “Devis accepté”.
Le système transformera automatiquement le devis en commande. Ajoutez les documents signés en pièces jointes à la commande. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet “Outils” du document, puis sur le lien “Pièces jointes”. Glissez-déposez votre document.
Les documents pouvant être joints à la commande sont par exemple :
- Le devis signé
- Les CGV signées
- L’autorisation de prélèvement signée accompagnée de l’IBAN …
Pour finir lancer la commande.