Documentation inventaire

Documentation Inventaire :

Définitions

L’inventaire est l’action qui vise à “compter” le nombre d’articles en stock. Nous distinguons la notion d’inventaire physique (comptage), de la notion d’inventaire comptable (valorisation à des fins comptable).
Ce document traite la procédure d’inventaire permettant d’établir un inventaire physique.
Pour réaliser un inventaire il vous faut aller dans “Interface collaborateur”, menu “Stocks” en haut de l’écran, puis, cliquez sur “Procédure d’inventaire”.
Vous arrivez sur une page qui liste les inventaires déjà réalisés ou en cours.

Vous avez la possibilité de reprendre un inventaire qui n’a pas encore été validé ni annulé, ou bien,  de consulter ceux qui ont été validés. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton vert “Consulter” ou “Poursuivre” à droite de l’écran sur la ligne de l’inventaire concerné.

Pour créer un nouvel inventaire, cliquez en haut à droite sur “+ Démarrer un nouvel inventaire”.

Un inventaire se déroule en 3 étapes :

• Paramétrage
• Inventaire
• Validation

Vous allez être dirigés vers la première étape de l’inventaire, le paramétrage que nous allons maintenant voir ensemble.

Etape 1 – Paramétrage

Sur cette page de paramétrage apparaissent la date de création et le responsable de cet inventaire. À  droite vous pouvez voir les 3 étapes à suivre pour réaliser votre inventaire : Paramétrage > Inventaire > Validation.

Dans un premier temps, nous devons choisir le stock dans lequel se déroule l’inventaire.

Nous devons également définir le type d’inventaire :

• Inventaire complet : un inventaire complet comprend l’ensemble des articles de la base de données. Les articles qui sont théoriquement en stock nul seront également intégrés à l’inventaire pour vérification.  
• Inventaire partiel: un inventaire partiel vous permet de réaliser un inventaire en ne sélectionnant que certains articles. Lorsque ce choix est fait, vous pouvez définir les critères de sélection des articles à inventorier (Catégorie de produit, Marque, Etat de stock). Il est également possible de sélectionner les produits ayant eu un mouvement en stock “depuis” une date donnée. L’inventaire partiel permet en particulier de réaliser des inventaires tournants, ou de vérifier la fiabilité des mouvements de stock sur une période donnée.
• Inventaire libre: un inventaire libre est vide dans un premier temps, et sera rempli manuellement avec les articles que l’on souhaite inventorier.

Il est également possible de gérer un inventaire “multi-zones”. Cette option permet de faire travailler simultanément plusieurs personnes durant un inventaire et sera étudié dans un chapitre ultérieur.

Une fois le paramétrage effectué, vous pouvez poursuivre avec la deuxième étape en cliquant sur “Démarrer l’inventaire”.

Etape 2 – Inventaire

En démarrant cette étape, nous pouvons voir les informations générales de notre inventaire mises à jour en haut de page.

En dessous apparaissent différents onglets:

• onglet “Inventaire”
• onglet “Synthèse”
• onglet “options avancées”

L’onglet “Inventaire” permet de dénombrer les articles présents en stocks de différentes manières.

Mode Saisie:

Ce mode de travail permet de rechercher un produit et d’entrer manuellement la quantité inventoriée.

Pour chaque ligne de l’inventaire nous avons – outre le libellé, le code à barres et la référence du produit – les colonnes “Traçabilité, “Emplacement”, “Quantité initiale”, et “Quantité inventoriée”.

• Traçabilité : indique si l’article est soumis à une règle de traçabilité par numéro de série, numéro de lot, ou DLC/DLUO.
• Emplacement : indique l’emplacement dans lequel le produit a été inventorié.
• Quantité initiale : indique la quantité théorique présente en stock au moment de la création de l’inventaire.
• Quantité inventoriée : indique la quantité comptée.

Lorsqu’une quantité inventoriée est renseignée, un code couleur orange indique un écart d’inventaire, c’est à dire un écart entre la quantité théorique et la quantité inventoriée. Il s’agit d’une alerte visuelle pour inviter l’utilisateur à être vigilant.

Mode scan :

Ce mode de travail permet de scanner directement les code-barres au fil de l’eau. Le système se charge d’identifier le produit directement et d’incrémenter les quantités inventoriées.

Le champ Quantité présent au dessus du champ code à barres permet de préciser la quantité comptée au moment du scan.

Le champ Emplacement permet de préciser le lieu où se trouve l’opérateur au moment du scan, et donc d’enregistrer l’emplacement sur la ligne d’inventaire.

Import :

Cette fonctionnalité permet d’importer un fichier d’inventaire directement dans LMB. Nous verrons cette fonctionnalité par la suite.

L’onglet synthèse présente l’ensemble des produits de l’inventaire, qu’ils aient été inventoriés ou non.

Sur cet onglet, on peut voir la liste récapitulative des articles présents dans l’inventaire, avec à droite les quantités initiales avant inventaire et les quantités inventoriées.

Les articles qui n’ont pas été “comptés” sont marqués “Non inventoriés”.

Vous pouvez maintenant cliquer sur “Etape suivante” à droite pour passer à la 3ème étape de l’inventaire: La validation.

 

Etape 3 – Validation de l’inventaire

Lors de cette étape, nous pouvons voir 3 chiffres :

• le nombre de produits inventoriés,
• le nombre d’articles sur lesquels un écart d’inventaire a été constaté,
• le nombre d’articles non inventoriés.

Concernant les articles non inventoriés, il faut obligatoirement traiter ces derniers selon 2 possibilités :

• Soit ignorer les articles non inventoriés. Le stock de ces produits ne sera alors pas impacté par l’inventaire.
• Soit passer la quantité de ces articles non inventoriés à 0, c’est-à-dire que le stock de ces produits sera égal à 0 après la validation de l’inventaire.

Une fois l’inventaire validé, une barre de progression apparaît. La vitesse de progression dépend du volume d’articles.



Fonctionnalités avancées de l’inventaire

Maintenant que nous avons vu comment créer un inventaire avec les fonctionnalités de base, nous allons maintenant découvrir les fonctionnalités avancées.

Nous verrons ici l’import et l’export de données, les options avancées ainsi que la gestion d’un inventaire avec traçabilité, que ce soit avec les numéros de série ou les numéros de lots.

Les options avancées

Lorsque nous sommes à l’étape 2 de l’inventaire, nous pouvons aller dans l’onglet “Options avancées” qui se trouve à droite de l’écran.

Cet onglet propose les options suivantes :

• Modifier le responsable de l’inventaire
• Nommer l’inventaire
• Voir les zones et modifier le responsable de chaque zone (en cas d’inventaire multi-zones)

• Exporter l’inventaire (cette fonctionnalité sera présentée par la suite)  
• Recommencer l’inventaire : Cette option va remettre à 0 toutes les quantités.
• Annuler l’inventaire : Annule l’inventaire en cours

L’export et l’import de données

Il est possible d’exporter et d’importer des données dans l’inventaire sur LMB.

Exporter l’inventaire vous permet d’exporter tout le contenu de votre inventaire sous les formats CSV (fichiers textes), XLS (fichiers excel), et ODS (fichiers open office)

L’export de données se trouve dans les options avancées de la deuxième étape de l’inventaire.

Vous pouvez définir les colonnes exportées parmi les suivantes : Référence, référence interne, ou référence fabricant de l’article, code à barres, emplacement, quantité initiale, quantité inventoriée.

L’import des données est possible depuis l’onglet “Inventaire” et se trouve à droite des onglets “Mode saisie” et “Mode scan” . Cette fonctionnalité vous permettra de renseigner automatiquement le contenu de votre inventaire à l’aide de vos fichiers de format XLS, XLSX et CSV (fichiers Excel et CSV vus précédemment)

Il vous sera demandé de faire correspondre les colonnes de votre inventaire avec les données disponibles sur LMB afin d’identifier quelle ligne de l’inventaire correspond à quelle ligne du fichier excel. En général, une colonne de code à barres ou de référence suffit, avec une colonne “Quantité inventoriée”.

Concrètement, l’export puis l’import de données depuis un fichier Excel (ou csv) vous permet de travailler avec une douchette spéciale pour inventaire, ou dans un logiciel de type tableur (mais cela à moins d’intérêt !)

Article inconnu

Lorsque vous travaillez en Mode scan, si vous scannez un code-barres qui n’est pas référencé dans la base de données de LMB, un message d’alerte apparaît et vous propose d’insérer tout de même cet article dans l’inventaire.

Cela permet d’inventorier “normalement” cet article (et de le nommer).

Par la suite, cet article sera soit créé, soit associé à un article de la base de données.

Pour cela, cliquez sur la roue mécanique à droite de la ligne :

• Créer l’article: permet de créer un article via la fonctionnalité “Création rapide d’un article”.

• Associer à un article existant : permet d’associer la ligne d’inventaire à un article connu déjà présent en base de données (cela signifie que le code à barres scanné n’était pas renseigné sur cet article).

Gestion des emplacements

Rappel des notions utilisées sur LMB :

• Lieu de stockage : il correspond à chacun des lieux où se trouve vos produits.

Exemple : Si vous possédez plusieurs boutiques (donc plusieurs lieux de stockage), ou un entrepôt, il sera alors important de préciser quel lieu de stockage est concerné par l’inventaire.

• Zone : On appelle ici zone une délimitation immatérielle que vous aurez défini vous même sur votre lieu de stockage. Par exemple, imaginons que vous possédez un entrepôt. Ceci sera votre lieu de stockage. Cet entrepôt étant immense, plusieurs personnes travaillent sur le même inventaire. Vous découpez donc le stock en plusieurs zones qui seront inventoriées simultanément par un personne différente.  

• Emplacement est un compartiment dédié au rangement du stock. On peut, par exemple, le retrouver sous l’appellation B3. L’emplacement, lorsqu’il est saisi sur la fiche article, permet de mieux retrouver les produits. C’est également très utile pour imprimer des documents de picking.

Lors de la validation de l’inventaire, les emplacements relevés durant l’inventaire (et affichés sur celui-ci) sont enregistrés sur la fiche produit.

 

La gestion d’inventaire avec traçabilité (Numéro de série, numéro de lot)

Lorsque vos produits en stock sont soumis à une traçabilité, les lignes d’inventaire sont affichées différemment.

Pour un article avec traçabilité par numéro de série ou par numéro de lot, une icône “loupe” apparaît à droite de la quantité initiale. Elle permet d’afficher le détail des numéros de série à inventorier.

Pour chaque numéro de série ou numéro de lot, vous pouvez confirmer qu’il est présent en stock, ou non, et sa quantité.

Lorsque vous avez de grandes quantités à inventorier, vous pouvez accéder à un outil spécifique à l’inventaire des numéros de série et de lot,  via la roue mécanique à droite de la ligne d’article avec traçabilité. (Clic sur la roue mécanique et “voir les informations de traçabilité”).

Cet outil vous permet de fonctionner en mode saisie ou en mode scan. Mode saisie pour rechercher un numéro de série et préciser la quantité inventoriée, mode scan pour scanner directement le numéro de série. (Idem pour les numéros de lot, avec la possibilité de préciser une quantité.)

 

Vérifier le résultat de l’inventaire

Suite à la validation de l’inventaire, vous pouvez ensuite aller voir les produits en stock.

Sur une fiche article, en allant dans l’onglet « Stocks », vous pouvez vérifier que le stock de l’article est conforme à l’inventaire.

Pour les articles avec traçabilité, il vous est possible de consulter les informations de traçabilité du produit en cliquant sur la quantité en stock directement, ce qui ouvre un popup affichant les informations de traçabilité.

 

Gestion d’inventaires multi-zones

Maintenant que nous avons vu comment créer un inventaire mono-zone, intéressons nous à la création d’un inventaire multi-zones.

Si dans la première étape vous avez sélectionné l’option “Inventaire multizones”, vous avez pu définir les différentes zones à inventorier.

Dans la seconde étape de l’inventaire, l’onglet « Inventaire » a été remplacé par les zones créées lors du paramétrage.

Nous retrouvons à nouveau pour chaque zone le Mode saisie et le Mode scan.

Chaque personne qui travaille sur l’inventaire devra donc sélectionner l’onglet de zone correspondant à sa zone d’affectation.

Dans l’onglet « Synthèse » une nouvelle colonne « Détail » apparaît, affichant le détail des quantités inventoriées dans chaque zone.

Par exemple, les données suivantes “1 + 33” indiquent que le produit est en quantité 1 sur la zone 1, et en quantité 33 sur la zone 2.

Un point d’interrogation apparaît à la place d’un chiffre lorsque aucune quantité inventoriée n’a été saisie pour un article sur la zone concernée. Par exemple  (5 + ?) veut dire que sur la première zone, la quantité inventoriée est de 5, mais que cet article n’a pas été trouvé à la zone 2.

Enfin, la validation d’un inventaire multizone est identique.

Bonnes pratiques

Le mot inventaire recouvre deux notions différentes : L’inventaire physique qui consiste à “compter” les produits en stock, et l’inventaire “comptable” qui est la valorisation comptable des produits.

Il est important de dissocier ces 2 notions, car la fonction Inventaire de LMB concerne l’inventaire physique des marchandises.

Contrairement aux idées reçues, une entreprise n’a pas l’obligation de réaliser l’inventaire physique le dernier jour de son exercice comptable. Il n’est pas nécessaire de se l’imposer le 31 Décembre alors que l’activité est souvent intense !

Il est donc préférable de réaliser l’inventaire avant la période intense de l’activité.

Pour un commerçant dont l’activité est au plus fort lors des fêtes de fin d’année, il peut être intéressant de réaliser l’inventaire le 15 novembre, par exemple.

Le fait d’avoir un stock juste avant le pic d’activité de fin d’année permettra à ce commerçant d’être plus efficace.

En ce qui concerne la valorisation comptable, il s’agit de la quantité en stock, au moment de la clôture des comptes annuels, multiplié par la valorisation de chaque produit dans le stock.

Cette valorisation de produit sera calculée selon les règles définies dans le paramétrage de LMB avec des règles telles que le Coût Unitaire Moyen Pondéré, le prix d’achat, le cours du marché, dernier prix d’achat, etc…

Etant donné que cette valeur en stock peut être retravaillée – avec votre Expert comptable – jusqu’à la remise des comptes de votre entreprise, il n’est pas utile de valoriser le stock durant l’inventaire.