Comment personnaliser les emails envoyés par l’application ?

Sur LMB, vous avez la possibilité de personnaliser vos modèles d’emails.
Pour ceci, vous devez vous rendre sur cette page :

Interface administrateur > Communication > Messages > Modèles de messages par email

Par défaut dans LMB, il existe différents modèles d’emails utilisables suivant votre activité, comme pour l’envoi d’un document ou la relance d’un devis par exemple.

Ces modèles sont considérés comme “système” et ne sont donc pas modifiables.

Vous pouvez les visualiser en cliquant sur l’icône “loupe”.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira vous présentant le contenu actuel de votre mail :

Y figurent des informations vous présentant les 4 champs présents dans ce modèle :

• Expéditeur en précisant quel mail sera utilisé.
• Destinataire en précisant vers quel mail il sera envoyé.
• Titre (notez la présence d’une variable qui ira chercher le nom de votre client)
• Corps qui présentera le texte global de votre mail (notez la possibilité d’y intégrer des variables ou des conditions).
  

Notez que le bouton “Tester”, bien que présent à chaque fois, n’est utilisable que sur certains modèles.

 

Pour personnaliser ces modèles, vous devrez dans un premier temps en créer une copie.

Une fois votre modèle standard choisi, il vous suffit de cliquer sur le bouton dupliquer au bout de la ligne de ce modèle.

Une popup s’ouvrira pour vous demander confirmation, il suffira de cliquer sur valider.

Vous avez également la possibilité de passer par l’onglet “Modèles de mail personnalisés”.
Cliquez sur le bouton “Créer un nouveau modèle”, sélectionnez le modèle voulu et validez.

Une fois l’étape précédente validée, vous serez automatiquement redirigé sur la page de modification du modèle.

Par défaut sont repris tous les éléments qui constituaient le modèle que nous venons de copier.
Ici, vous aurez accès en modification à la majorité des champs :

• Libellé du modèle : c’est ici que vous pouvez donner un nom à votre modèle

• Catégorie
• Type
• Description : si vous souhaitez ajoutez des précisions quant à ce modèle
• Expéditeurs : pour définir le mail qui sera utilisé pour l’expédition. En cliquant sur la petite enveloppe en début de ligne, vous avez 3 choix pour celui-ci (utilisateur, centre de profit ou par défaut sur l’application)
• Destinataires : la variable par défaut correspond au mail du client. Il existe aussi une variable qui permet d’envoyer à tous les mails renseignés sur la fiche du client.
• Réponses : permet de définir l’adresse mail qui sera utilisée pour recevoir la réponse au lieu d’envoyer la réponse vers le mail de l’expéditeur.
• Titre : correspond au sujet du mail.
• Corps : tout le contenu de votre mail. Notez que ce champ gère la mise en page et le HTML 

Vous pouvez également ajouter les lignes “Copie à” et “Copie cachée à” en cliquant sur les boutons correspondants.

Au sein du corps de votre email, vous pouvez ajouter, selon les documents, un certain nombre de variables permettant de personnaliser le mail en fonction de son objet.

Pour accéder à la liste des variables disponibles, cliquez sur l’icône de point d’interrogation au dessus de l’éditeur de texte pour le corps du message.

Afin d’insérer une variable (Ex : Nom du contact affecté au document), copiez le contenu de la colonne “Tag”, fermez la popup listant les variables et collez le tag à l’endroit voulu.

La dernière chose à faire est d’entourer le nom du tag précédemment collé par deux jeux d’accolades.

Ex : Pour le tag document.contact_nom, il faudra donc écrire {{ document.contact_nom }}.

La dernière partie que vous pouvez modifier est l’ajout de pièces jointes automatiques qui seront associées à ce mail quand il sera envoyé.

Parmi les options qui vous sont proposées, et de manière générale, si vous cochez la case “Non”, les pièces jointes ne seront jamais envoyées.
Si vous cochez la case “Envoyer par défaut”, les pièces seront toujours envoyées.
Enfin, si vous cochez la case “Proposer à l’envoi”, vous aurez la possibilité, lors d’un envoi manuel de mail, d’inclure ou non ces pièces jointes.
Avec ce paramétrage, les pièces jointes ne sont pas incluses lors d’un envoi du mail automatique.

Notez que vous avez la possibilité d’affiner vos paramétrages au niveau des pièces jointes par type de pièces jointes en sélectionnant l’option “détailler par type de pièces jointes”

Lorsque vous avez terminé, il ne restera plus qu’à sauvegarder.

Notez que ces fonctionnalités de personnalisation de mail font partie d’un ensemble de fonctionnalités dites “Expertes” pour lesquelles une assistance ne vous sera apportée qu’à partir de la version PRO de LMB.