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La gestion des crédits à consommer

Introduction : 

Ce document va présenter la gestion des articles vendus au crédit. C’est à dire des articles qui donnent droit à des unités de consommation au client.

Il peut par exemple s’agir d’une carte de cinéma dont l’unité est l’entrée au cinéma. Chaque séance visionnée viendra peu à peu consommer ces crédits de la “Carte de cinéma”.

“Carte de cinéma” devient alors un compteur de crédits, et les entrées au cinéma deviennent des crédits.

Activation de la fonctionnalité et ajout d’un compteur de crédit :

 La gestion des compteurs de crédits est disponible dès la version Essentiel de LMB.

  • Pour pouvoir activer cette fonctionnalité, il faut passer à l’Interface Administrateur.
  • On va ensuite dans la rubrique Gestion > Catalogue
  • Dans la partie Prestations de services, on clique sur Gestion des compteurs de crédit.
  • Puis on clique ensuite sur le bouton bleu ACTIVER.

Pour créer un compteur de crédit, on clique alors sur le bouton bleu + AJOUTER.

Une fenêtre Nouveau compteur de crédits apparaît contenant les informations à renseigner suivantes :

  • Libellé du compteur
  • Unité / Nom du crédit
  • Formule de conversion : ne sera pas abordée ici.
  • Durée de vie des crédits : correspond à la durée au delà de laquelle les crédits achetés par un client seront perdus.

Création d’un nouvel article :

Pour pouvoir créer un article donnant droit à des crédits de consommation, on retourne dans l’Interface Collaborateur, et on va dans Catalogue > Nouvelle fiche article

La page de création d’un nouvel article s’ouvre alors :

  • Pour le Type d’article situé en haut à droite,  choisir Service.
  • Renseigner les différents champs du bloc INFORMATIONS PRINCIPALES.
  • Cliquer sur Options avancées qui figure en bas à droite de ce bloc.
  • Pour le Type de service, choisir Service par crédits à consommer.
  • Le champ Compteur de crédits apparaît, avec le menu déroulant sélectionner le compteur de crédit associé à cet article, et renseigner la Valeur.
  • Renseigner la facturation de ce service dans le bloc PRIX DE VENTE.

        Remarque : Il ne s’agit pas d’une tarification unitaire, mais d’une tarification liée à la         Valeur complète renseignée précédemment.

  • Cliquer sur le bouton vert Création pour finaliser la création de l’article.

Remarque : Il est possible de créer de multiples services qui créditent un même compteur.

Dans notre exemple de compteur de crédit “Carte de cinéma”, on peut avoir un service “Entrée individuelle” et un service “Entrée groupe de 5 ” qui viendront tous deux consommer des entrées de la “Carte de cinéma”.

Enregistrement d’une vente :

La vente de ce type d’article est identique à la vente d’un produit.

Sur la vente, on y renseigne tout d’abord le Client puis l’Article (correspondant à un service) puis on clique sur les boutons correspondants, en fonction de l’état de la vente.

C’est lors de la livraison de cet article que vont se créer le compteur de crédit et les crédits disponibles liés à cette vente.

Les crédits disponibles vont alors apparaître sur la Fiche Client du client, mais aussi sur la Fiche Produit de l’article.

Exemple : Pour reprendre l’exemple de notre compteur de crédit “Carte de cinéma”, si le client achète l’article “Formule 10 entrées”, sur sa fiche il se verra attribuer 10 entrées sur sa “Carte de cinéma”.

Remarque : Important, c’est la Livraison du service qui va venir mettre à jour les informations dans la synthèse de crédits.

Fiche Client :

Sur la Fiche Client, dans le menu Informations principales, les crédits disponibles pour ce client sont répertoriés dans la partie Services.

Il est possible de consulter les détails de chaque service en cliquant sur la loupe présente à côté du nom du service.

Une page s’ouvre alors contenant les informations suivantes :

  • La valeur du service
  • Le statut des crédits
  • La date d’expiration : elle peut être modifiée à l’aide du bouton bleu Editer.
  • Un bloc Débit/Crédit
  • L’historique des mouvements
  • L’onglet + : qui permet d’ajouter manuellement un compteur parmis la liste des compteurs existants.
  • Débit/Crédit : La livraison d’une vente n’est pas seulement le seul moyen de créer des crédits. En effet on dispose aussi du bloc Débit/Crédit qui permet de faire des opérations manuelles afin de créditer ou de débiter le client.
  • Historique des mouvements : L’historique des mouvements répertorie les opérations de débit ou de crédit saisies manuellement via le bloc Débit/Crédit d’une part et ceux issues d’une vente d’autre part.

On peut modifier leur écriture à l’aide du bouton bleu Editer.

Fiche Produit :

Sur la Fiche Produit d’un article de type Service par crédits à consommer, on a alors un menu intitulé Synthèse de crédits. Il permet de savoir combien de compteurs de crédits actifs lui sont associés ainsi que le nombre de crédits.

Il  y figure un tableau récapitulatif mentionnant les éléments suivants et leur Quantité :

  • Compteurs actifs
  • Crédits disponibles
  • Crédits utilisés
  • Crédits périmés

Rappels : Lors de la création de l’article, ces valeurs sont à 0. C’est lors de la Livraison de cette article ou d’une opération manuelle sur la Fiche Client que ces données viendront se mettre à jour.

On dispose également de l’onglet Statistiques dans lequel figure les statistiques concernant les crédits ajoutés et les crédits utilisés.

Il est aussi possible de consulter la liste des comptes à crédits en cliquant sur le bouton bleu Consulter la liste des comptes.

Remarque : En cas de multiples services créditant un même compteur, sur leur fiche produit, ça sera la même synthèse de crédits qui y figurera.

Synthèse des comptes de crédit :

Tous les compteurs de crédits ajoutés via l’Interface Administrateur (vu en première partie de ce document) peuvent être retrouvés.

Pour ce faire, dans l’Interface Collaborateur, il faut aller dans Services > Synthèse des comptes de crédits. 

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