Comment naviguer dans une fiche client ?

Interface collaborateur > Annuaire > Rechercher un contact

Sélectionnez un contact de type client.

Le menu situé à gauche de l’écran permet de naviguer au sein de la fiche client.

Il est composé de 5 liens :

• Informations principales : composées des informations de CRM, résumés des services et achats effectués par le client, coordonnées et adresses, ainsi que les derniers évènements saisis.
• Ventes : cette page permet de consulter les documents en cours, l’historique des documents quelque soit leur état, et l’historique d’achats (récapitulatif de l’ensemble des articles / produits achetés) du client
• Suivi : permet de consulter les tâches liées au client, les rendez-vous passés, futurs et présents, de consulter et de saisir des évènements, de visualiser les données liées au temps passé quand ce module est activé.
• Fidélité : cette page permet de consulter le solde et l’historique d’acquisition des points de fidélité du client, de le faire adhérer à un programme
• Informations complémentaires : Cette page permet de consulter et d’éditer les conditions commerciales, ainsi que les informations liées à la facturation.

Informations générales

La page “Informations principales” permet d’accéder rapidement aux résumés des informations de CRM, Services (abonnement, crédits, dossiers …), aux 5 derniers articles achetés par le client, les derniers évènements.

• CRM : Rassemble les informations demandées par défaut par le sytème lors de la création de la fiche : Identité du client (particulier professionnel…), information sur la catégorie de client, origine, commercial rattaché par défaut à ce client et  également son statut.

Vous pouvez retrouver dans cette rubrique les informations spécifiques client paramétrées par l’administrateur de votre application depuis l’interface administrateur (personnalisation > champs spécifiques > clients), telles que la date d’anniversaire, nombre d’enfants etc…

• Services : retrouvez ici l’ensemble des services (abonnements et crédits) auxquels a souscrit votre client.

• Achats : Retrouvez ici tous les achats effectués par le client du plus récent (en haut) au plus ancien (en bas). Ces achats sont renseignés par articles et non par facture. Néanmoins, la facture rattachée à l’achat est renseignée sur chaque ligne.

• Évènements : Retrouvez ici les derniers échanges consignés entre vous et votre client (appel, mail, notes etc…)

Symbole éclair

En cliquant sur l’éclair vous accéder à des actions rapides : création d’un nouveau Devis, d’une nouvelle Facture, Commande ou bon de livraison pour votr client.

La seconde série d’onglets situés sur la partie droite de l’écran concernent les informations relatives aux coordonnées de votre client : adresse, e-mail, site internet ect…

• Coordonnées : Retrouvez ici les numéros de téléphone, fax et les adresses email.

• Adresses : Retrouver les adresses postales de votre client. Les icônes situés au bas de l’adresse permettent différentes actions :

•  :  Afficher l’adresse sur un plan.
•   : Afficher les contacts à proximité de ce client.
•   : Modifier l’adresse
•    : Supprimer l’adresse

• Site internet : Cet onglet permet de stocker l’url du site internet du contact afin  de pouvoir vous y connecter rapidement.

• Relations : Permet de créer des liens entre différentes fiches de l’annuaire (Est salarié chez… , Est partenaire de …, est un adhérent de telle association …, ect..)

Ventes

Le menu vente rassemble des documents commerciaux liés au client :

• Documents en cours : vous retrouverez ici l’ensemble des devis, commandes, livraison ou factures en cours. Il sera possible de filtrer l’affichage des documents en fonction de leur type.

• Historique des documents : Retrouvez ici l’ensemble des documents commerciaux de votre client triés par ordre chronologique.

Vous pouvez depuis cette interface consulter, imprimer et éditer (modifier) tous les documents. Vous disposez également d’un lien renvoyant vers d’un outil de recherche avancée.

• Historique des achats : Regroupe l’ensemble des achats effectués par votre client. Vous pouvez rechercher un achat spécifique à l’aide du moteur de recherche. Vous pouvez également effectuer une recherche par période, par document, par article et par libellé d’article (principe de fonctionnement identique au moteur de recherche d’article).

Suivi

Ce menu rassemble les rendez-vous, les évènements ou encore les tâches liés à ce client.

Vous trouverez :

• Les tâches effectuées ou à effectuer en lien avec ce client.

        

Pour rattacher une tâche à une fiche client, il suffit lors de sa création de le spécifier.

• L’agenda : sont consignés ici les événements de l’agenda liés à votre client. Le système affichera les évènements passés, présents et à venir.

Pour lier un client à un événement, il suffit lors du positionnement du rendez-vous dans l’agenda de spécifier que ce client participe à l’événement.

• Les événements : Cet onglet rassemble par ordre chronologique les événements liés à ce client. Vous pouvez à tout moment enregistrer un nouvel événement.

• Temps passé : cet onglet fonctionne avec le module temps passé. Il y sera consigné le temps passé par vos collaborateurs pour ce client. (nécessite l’installation du module Temps Passé)

Messagerie

• Emails :  Vous pourrez au coeur de l’application gérer l’envoi d’email à votre client. Vous retrouvez les fonctionnalités principales habituellement disponibles pour une messagerie : copie, copie cachée, pièces jointes, mise en page.

Le système renseignera par défaut les destinataires en fonction des informations de la fiche client. Vous pourrez en ajouter d’autres si nécessaire.

Vous aurez également accès à l’historique des messages envoyés.

• Envoi de SMS : Vous pouvez depuis la fiche du client lui adresser des SMS. Cette fonctionnalité nécessite la souscription du module SMS.

Fidélité

L’onglet fidélité regroupe toutes les informations relatives au programme de fidélité auquel adhère votre client. Vous pourrez depuis cet onglet visualiser le solde de points possédés par votre client, mais également l’historique d’acquisition et de dépenses point par point de ce client.

Vous pouvez également attribuer ou débiter manuellement des points de fidélités, et renseigner un numéro de fidélité client.

Informations complémentaires

Vous trouverez dans cet onglet les informations liées à la facturation et aux conditions commerciales de votre client :

• Les conditions commerciales : Celles-ci regroupent la grille tarifaire appliquée à votre client, le montant de franco de port appliqué, le mode d’expression de ses tarifs (HT/TTC), sa devise, l’échéancier par défaut qui doit lui être appliqué ainsi que son mode de règlement habituel.

• Facturation : Regroupe le montant de son encours autorisé, son mode de facturation (par défaut), si celui-ci est soumis ou non à la TVA, en sachant qu’un paramétrage “automatique” permettra au système d’adapter la soumission à la TVA en fonction du pays.  Sont également définis ici les adresses de facturation et de livraison par défaut. Vous trouverez également le mode d’envoi des factures ainsi que le circuit de relances de celles-ci. Enfin, vous pourrez consulter ou définir un tiers payeur ou un tiers Facturé.

• Cotations : Vous pouvez également visualiser vos cotations par catégorie d’article ou en enregistrer une nouvelle.

Comptabilité

Les informations de comptabilité sont accessibles depuis le bouton situé en haut à

Lorsque vous cliquez sur ce bouton la page se met à jour et de nouveaux onglets sont alors disponibles.

• L’onglet Synthèse : permet de visualiser le solde du compte comptable de votre client, ses avoirs, ses factures en attente de règlement ainsi que ses bons d’achats et règlements non affectés. Vous pouvez depuis cette interface indiquer que le compte de votre client est bloqué avec le bouton intitulé “bloquer”. Il ne s’agit que d’une information, afin d’informer les autres collaborateurs d’un incident concernant ce client. Vous pourrez cependant continuer d’agir sur ce compte.

Enfin, vous pouvez également enregistrer un règlement qui ne serait pas temporairement affecté à un document commercial.

• Extrait de compte : permet de visualiser les factures et les règlements de votre client. Celui-ci dispose d’un moteur de recherche et d’une option d’impression.

• Moyens de paiement : Cet onglet permet d’enregistrer les IBAN, autorisation de prélèvements bancaires (Sur compte, sur CB ou par LCR)

• Plan comptable : Vous permet de visualiser les comptes comptables attribués à votre client.

Fonctionnalités supplémentaires

La “roue crantée” située en haut à droit de l’écran permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires :

• Imprimer la fiche : permet d’afficher  la fiche client. Celle-ci va alors s’ouvrir dans une nouvelle fenêtre au format PDF, à partir duquel vous pourrez imprimer/sauvegarder la fiche.

• Pièces jointes : Cette interface vous permet de stocker des pièces jointes sur la fiche client. Elles peuvent être de tout type PDF, xls, xlsx, png… Vous pourrez stocker ici tout document que vous jugez utile et relatif à votre client : commande signée, documents contractuels…

Pour ajouter de nouvelles pièces jointes, vous pouvez soit les faire glisser jusqu’à la fenêtre, soit les ajouter en cliquant sur le bouton “Parcourir”, soit si elles sont stockées sur internet, saisir simplement leur URL.

Modifier la fiche : Permet d’accéder à la modification générale de la fiche. N’oubliez pas de cliquer sur “Mettre à jour” à gauche de l’écran pour confirmer les modifications.

Options avancées : depuis cet écran, vous pouvez archiver et de fusionner des fiches.

Vous pouvez également modifier le type de profil de la fiche, en indiquant par exemple que ce client est également fournisseur.

Dans ce cas, un nouveau bouton “Afficher la vue…” apparaîtra, celui-ci vous permettra de choisir si vous voulez visualiser l’aspect Client ou fournisseur de votre contact.